Hybride Meetings sind für viele Unternehmen längst Alltag. Ein Teil des Teams sitzt gemeinsam im Besprechungsraum, andere Kolleginnen und Kollegen arbeiten im Homeoffice oder an einem anderen Standort. Was flexibel klingt, stellt Unternehmen in der Praxis jedoch häufig vor Herausforderungen.
Remote-Teilnehmende verstehen Gespräche schlecht, einzelne Personen sind kaum zu sehen oder Präsentationen nehmen den gesamten Bildschirm ein, während die Menschen dahinter in den Hintergrund rücken. Hinzu kommt Technik, die jedes Mal anders bedient werden muss.
Ein guter hybrider Meetingraum sollte deshalb mehr leisten, als lediglich eine Videokonferenz zu ermöglichen. Er sollte dafür sorgen, dass alle Beteiligten möglichst gleichberechtigt miteinander kommunizieren können – unabhängig davon, von wo sie teilnehmen.
Was zeichnet einen guten hybriden Meetingraum aus?
Die Qualität eines hybriden Meetings hängt nicht von einem einzelnen Produkt ab. Kamera, Mikrofone, Lautsprecher, Display, Raumakustik und Bedienung müssen als Gesamtsystem funktionieren.
Genau deshalb sollte die Planung nicht mit der Frage beginnen:
„Welche Kamera sollen wir kaufen?“
Sondern:
„Wie wird dieser Raum eigentlich genutzt?“
Wie viele Personen sitzen üblicherweise im Raum? Finden hauptsächlich interne Meetings statt oder auch Kundentermine? Werden Präsentationen gezeigt? Wird Microsoft Teams, Zoom oder eine andere Plattform genutzt? Und wie groß ist der Raum?
Erst aus diesen Anforderungen ergibt sich eine passende technische Lösung.
1. Die Raumgröße bestimmt die technische Ausstattung
Ein kleiner Besprechungsraum für vier Personen benötigt eine andere Ausstattung als ein großer Konferenzraum für 20 Teilnehmer.
Entscheidend sind unter anderem:
- Größe und Geometrie des Raums
- Anzahl der Sitzplätze
- Abstand zwischen Personen und Display
- Positionierung der Kamera
- Nutzungsszenarien
- gewünschte Videokonferenzplattform
Eine standardisierte Lösung für sämtliche Räume ist deshalb nicht immer sinnvoll. Vielmehr sollte die technische Ausstattung zur jeweiligen Nutzung passen. Wiederkehrende Komponenten machen Räume aber natürlich nutzerfreundlicher.
2. Gute Audioqualität ist entscheidend
Beim Thema Videokonferenz denken viele zunächst an das Bild. In der Praxis ist jedoch häufig der Ton entscheidend.
Denn selbst ein gestochen scharfes Kamerabild hilft wenig, wenn Gesprächspartner nur schwer verstanden werden.
Mikrofone sollten Stimmen zuverlässig erfassen, ohne störende Nebengeräusche unnötig zu übertragen. Gleichzeitig müssen Lautsprecher dafür sorgen, dass externe Teilnehmende im gesamten Raum gut verstanden werden.
Besonders bei größeren Besprechungsräumen sollte die Audioplanung deshalb frühzeitig berücksichtigt werden.
3. Raumakustik und Technik gehören zusammen
Auch hochwertige Mikrofone können eine ungünstige Raumakustik nur begrenzt kompensieren.
Große Glasflächen, harte Böden oder kahle Wände können Schall reflektieren und dadurch die Sprachverständlichkeit beeinträchtigen.
Bei der Planung hybrider Meetingräume sollten deshalb technische Ausstattung und Raumakustik gemeinsam betrachtet werden.
Akustische Maßnahmen wie Wandabsorber, Deckenelemente oder geeignete Materialien können die Sprachverständlichkeit deutlich verbessern – sowohl für Personen im Raum als auch für externe Teilnehmer.
4. Die richtige Kamera schafft Nähe
Eine gute Kamera soll nicht einfach nur möglichst viel vom Raum zeigen.
Entscheidend ist, dass externe Teilnehmer erkennen können, wer gerade spricht und wie Personen im Raum miteinander interagieren.
Je nach Raumgröße und Nutzung können unterschiedliche Kamerakonzepte sinnvoll sein – von einfachen Lösungen für kleine Huddle Rooms bis hin zu intelligenten Kamerasystemen für größere Konferenzräume.
Moderne Systeme können beispielsweise Sprecher automatisch erfassen oder Bildausschnitte an die Anzahl der anwesenden Personen anpassen.
Das Ziel sollte immer dasselbe sein: Remote-Teilnehmer sollen sich möglichst nah am Geschehen fühlen.
5. Displays richtig dimensionieren und positionieren
Auch die Größe und Position des Displays beeinflusst die Qualität eines hybriden Meetings.
Teilnehmer sollten Präsentationen und externe Gesprächspartner problemlos erkennen können, ohne dass einzelne Personen ständig ihren Sitzplatz verändern müssen.
In größeren Räumen können deshalb mehrere Displays sinnvoll sein – beispielsweise eines für Präsentationsinhalte und eines für die Teilnehmer der Videokonferenz.
Welche Lösung geeignet ist, hängt wiederum von Raumgröße, Sitzabstand und Nutzung ab.
6. Die Bedienung muss intuitiv sein
Ein moderner Meetingraum sollte nicht erst erklärt werden müssen.
Wenn Mitarbeiter vor jedem Meeting unterschiedliche Kabel anschließen, Eingänge wechseln oder einen Kollegen aus der IT um Hilfe bitten müssen, ist die technische Lösung unnötig kompliziert.
Ein gutes Bedienkonzept reduziert die notwendigen Schritte auf ein Minimum.
Idealerweise können Nutzer den Raum betreten, ihr Meeting starten und direkt loslegen.
Standardisierte Bedienkonzepte über mehrere Räume hinweg erleichtern zusätzlich die Nutzung: Wer einen Raum bedienen kann, versteht auch die anderen.
7. Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms & Co. mitdenken
Viele Unternehmen haben sich bereits auf eine zentrale Kommunikationsplattform festgelegt.
Bei der Planung eines hybriden Meetingraums sollte deshalb berücksichtigt werden, welche Plattform im Unternehmen hauptsächlich eingesetzt wird.
Raumsysteme für beispielsweise Microsoft Teams oder Zoom können die Bedienung vereinfachen und den Meetingraum direkt in die bestehende Kommunikationsumgebung integrieren.
Gleichzeitig sollte geprüft werden, wie häufig Meetings mit Kunden oder Partnern über andere Plattformen stattfinden. Auch solche Szenarien sollten bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
8. Licht wird häufig unterschätzt
Auch die Beleuchtung hat Einfluss auf hybride Meetings.
Sitzt eine Person beispielsweise direkt vor einem sehr hellen Fenster, kann selbst eine hochwertige Kamera Schwierigkeiten haben, ein ausgewogenes Bild zu erzeugen.
Bei der Raumplanung sollte deshalb darauf geachtet werden, dass Gesichter möglichst gleichmäßig ausgeleuchtet werden und starke Gegenlichtsituationen vermieden werden.
Gerade bei neu geplanten oder modernisierten Büroflächen lohnt es sich, Beleuchtung und Medientechnik frühzeitig aufeinander abzustimmen.
Die häufigsten Fehler bei der Planung hybrider Meetingräume
Viele Probleme entstehen nicht durch schlechte Technik, sondern durch eine fehlende Gesamtplanung.
Typische Fehler sind:
- Technik wird erst nach der Raumplanung ausgewählt.
- Für sämtliche Räume wird dieselbe Lösung eingesetzt.
- Raumakustik wird nicht berücksichtigt.
- Kamerapositionen werden erst nach der Möblierung festgelegt.
- Displays sind für den Sitzabstand zu klein.
- Bedienkonzepte unterscheiden sich von Raum zu Raum.
- Die vorhandene Netzwerk- und IT-Infrastruktur wird nicht frühzeitig einbezogen.
Wer diese Faktoren bereits in der Planungsphase berücksichtigt, kann spätere Anpassungen und unnötige Kompromisse vermeiden.
Hybride Meetingräume ganzheitlich planen
Ein erfolgreicher hybrider Meetingraum entsteht aus dem Zusammenspiel verschiedener Bereiche.
Medientechnik, IT-Infrastruktur, Elektroplanung, Möblierung, Licht und Raumakustik sollten deshalb möglichst früh miteinander abgestimmt werden.
Besonders bei einem Büroumzug oder einer umfassenden Büromodernisierung bietet sich die Gelegenheit, diese Anforderungen von Beginn an gemeinsam zu betrachten.
So entstehen Räume, die nicht nur technisch modern aussehen, sondern im Arbeitsalltag tatsächlich funktionieren.
Fazit: Der Mensch sollte im Mittelpunkt stehen
Bei der Planung hybrider Meetingräume geht es letztlich nicht um möglichst viel Technik.
Es geht darum, Kommunikation einfacher zu machen.
Ein guter Meetingraum ermöglicht es Mitarbeitenden, Kunden und Partnern, miteinander zu sprechen, Ideen auszutauschen und Entscheidungen zu treffen – ohne sich Gedanken über die Technik machen zu müssen.
Wer Raum, Akustik, Kamera, Audio, Display und Bedienung ganzheitlich plant, schafft die Grundlage für hybride Meetings, bei denen der Standort der Teilnehmer immer weniger eine Rolle spielt.
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