Raum- und Arbeitsplatzbuchung
Büroflächen smarter nutzen
mit intelligenter Raum- und Arbeitsplatzbuchung
Mit unseren Raum- und Arbeitsplatzbuchungslösungen nutzen Sie Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkflächen optimal aus – und schaffen eine flexible Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeitenden.
Ihre Vorteile
Warum Raum- und Arbeitsplatzbuchung?
Die Arbeitswelt ist hybrid geworden. Dadurch sind viele Mitarbeitende nicht mehr täglich im Büro. Deshalb führen klassische 1-Mitarbeiter-1-Schreibtisch-Konzepte heute häufig zu Leerständen.
Vorteile für Unternehmen
Flächeneffizienz
Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze werden nur dann belegt, wenn sie wirklich gebraucht werden. Dadurch reduzieren sich Miet- und Betriebskosten spürbar und vorhandene Flächen werden effizienter genutzt.
Optimierte Auslastung
Die Auswertung von Buchungsdaten zeigt, welche Bereiche gut genutzt sind und wo Potenziale oder Überkapazitäten bestehen. So können Unternehmen ihre Flächen gezielt optimieren.
Nachhaltigkeit
Weniger Fläche bedeutet weniger Energieverbrauch. Gleichzeitig verbessert sich die Nachhaltigkeit im Gebäudebetrieb.
Vorteile für Mitarbeitende
Flexibilität
Mitarbeitende buchen sich je nach Aufgabe, Team und Tag den passenden Arbeitsplatz oder Raum. So arbeiten sie flexibel – unabhängig davon, ob sie im Büro, unterwegs oder im Homeoffice sind.
Transparenz
Auf einen Blick sehen Mitarbeitende, wer wann im Büro ist, welche Plätze frei sind und welcher Meetingraum die passende Ausstattung bietet. Dadurch lassen sich Termine einfacher planen.
Moderne Arbeitsumgebung
Ein zeitgemäßes Buchungssystem stärkt die Attraktivität als Arbeitgeber und unterstützt gleichzeitig moderne New-Work-Konzepte.
Funktionen
Was die Lösung konkret kann
Wir kombinieren moderne Arbeitsplatz- und Raumbuchungssoftware mit durchdachter Medientechnik und Raumplanung.
Buchung von Arbeitsplätzen
Mitarbeitende reservieren Schreibtische ganz einfach per App, Weboberfläche oder im Kalendersystem. Dadurch erfolgt die Buchung schnell und ohne zusätzlichen Aufwand.
Raumbuchung für Meetingräume
Meetingräume werden mit Ausstattung, Kapazität und Verfügbarkeit angezeigt und können anschließend mit wenigen Klicks gebucht werden. Außerdem lassen sich spontane Buchungen direkt vor Ort durchführen.
Parkplatzbuchung
Parkplätze inkl. spezieller Anforderungen wie z.B. E-Lademöglichkeiten, lassen sich in dasselbe System integrieren – alles in einer Plattform.
Digitale Grundrisse & Zonen
Interaktive Etagenpläne zeigen freie Plätze in Echtzeit. Gleichzeitig können Bereiche für Teams oder Abteilungen einfach definiert werden.
Auswertung & Reporting
Dashboards liefern Kennzahlen zur Auslastung von Flächen, Räumen und Arbeitsplätzen. Dadurch entstehen fundierte Grundlagen für die Flächenplanung und wichtige Entscheidungen.
Projektablauf
So läuft ein Projekt mit uns ab
Als 360°-Partner begleiten wir Sie von der ersten Idee bis zum laufenden Betrieb Ihrer Konferenzräume.
Schritt 1
Analyse & Beratung
Wir erfassen Ihre aktuelle Flächensituation, Standorte, Arbeitsmodelle und Ziele (z.B. Flächeneinsparung, flexiblere Anwesenheit, mehr Transparenz).
Schritt 2
Konzept & Planung
Auf Basis Ihrer Grundrisse entwickeln wir ein Desk-Sharing- und Raumbuchungskonzept, inkl. Zonen, Arbeitsplatztypen, Buchungsregeln und eine passende Strategie für die Einbindung.
Schritt 3
Umsetzung & Integration
Wir richten die Software ein, importieren Nutzerdaten und binden die Lösung an Ihre Systeme an. Anschließend konfigurieren wir Räume, Pläne und Regeln und schulen Ihre Key User.
Schritt 4
Rollout & Change-Begleitung
Pilotphase, Feedbackschleifen, schrittweiser Rollout, Kommunikations- und Schulungsmaterial für Mitarbeitende.
Schritt 5
Betrieb & Weiterentwicklung
Wir unterstützen Sie im laufenden Betrieb und passen die Lösung an neue Flächenkonzepte oder zusätzliche Standorte an. Außerdem werten wir die Daten regelmäßig aus, damit Sie Ihr Flächenmanagement kontinuierlich verbessern können.
IT-Fokus
Fokus für IT-Leitung: Integration & Governance
Unsere Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren. Gleichzeitig erfüllen sie gängige Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.
Kalender-Integration
Integration in Kalendersysteme (z.B. Outlook/Exchange, Microsoft 365) für Buchungen direkt aus dem gewohnten Kalender.
Single Sign-on & Rollen
Single Sign-on und Rollen-/Rechtemodelle zur Steuerung, wer welche Bereiche und Ressourcen buchen kann.
DSGVO-Konformität
DSGVO-konforme Verarbeitung von Buchungsdaten und transparente Einstellungen für Sichtbarkeit und Anonymisierung.
Multi-Standort-Administration
Mandanten- oder standortübergreifende Administration für Unternehmen mit mehreren Standorten.
Gemeinsam mit Ihrer IT legen wir Standards, Richtlinien und Verantwortlichkeiten fest. So bleibt Ihr Desk Sharing langfristig übersichtlich und einfach zu verwalten.
Referenzen
Referenzen & Einsatzszenarien
Arbeitsplatz- und Raumbuchungslösungen eignen sich besonders für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, mehreren Standorten und projektorientierter Zusammenarbeit.
Hauptsitze mit hybriden Teams
Unternehmen, deren Mitarbeitende nicht täglich vor Ort sind und flexible Arbeitsplatzkonzepte benötigen.
Multi-Site Unternehmen
Organisationen, die eine einheitliche Buchungslogik für Arbeitsplätze und Meetingräume über mehrere Standorte hinweg benötigen.
Optimierung der Flächen
Unternehmen, die Flächen reduzieren und gleichzeitig eine attraktivere Arbeitsumgebung schaffen möchten.
Auf Wunsch zeigen wir Ihnen konkrete Beispiele aus Kundenprojekten, in denen Flächen eingespart, Transparenz geschaffen und New-Work-Konzepte erfolgreich umgesetzt wurden.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um moderne Konferenzraumtechnik.
Die Kosten hängen von der Anzahl der zu verwaltenden Arbeitsplätze, Räume und Zusatzfunktionen ab. Wir bieten skalierbare Lösungen – vom Pilotprojekt für eine Etage bis zum unternehmensweiten Rollout. Transparente Lizenz- und Hardwarekosten erhalten Sie in unserem individuellen Angebot.
Ja, die nahtlose Integration in Microsoft 365 und Outlook ist ein zentraler Bestandteil unserer Lösung. Raum- und Arbeitsplatzbuchungen werden direkt im Kalender synchronisiert, sodass Mitarbeitende ihre gewohnte Umgebung nutzen können.
Selbstverständlich. Alle Buchungsdaten werden DSGVO-konform verarbeitet. Es werden keine personenbezogenen Bewegungsprofile erstellt. Die Datenhoheit liegt vollständig bei Ihrem Unternehmen.
Ein typisches Pilotprojekt für eine Etage oder einen Standort kann innerhalb von 2–4 Wochen realisiert werden – inklusive Systemkonfiguration, Hardware-Installation und Mitarbeiterschulung. So können Sie die Lösung risikofrei im Alltag testen.
Ja, neben Arbeitsplätzen und Meetingräumen können auch Parkflächen, Schließfächer und weitere Ressourcen über das System gebucht und verwaltet werden. So entsteht eine einheitliche Plattform für alle geteilten Ressourcen im Unternehmen.
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