Raum- und Arbeitsplatzbuchung
Büroflächen smarter nutzen
mit intelligenter Raum- und Arbeitsplatzbuchung
Mit unseren Raum- und Arbeitsplatzbuchungslösungen nutzen Sie Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkflächen optimal aus – und schaffen eine flexible Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeitenden.
Ihre Vorteile
Warum Desk Raum- und Arbeitsplatzbuchung?
Die Arbeitswelt ist hybrid geworden – viele Mitarbeitende sind nicht mehr täglich im Büro. Klassische 1‑Mitarbeiter‑1‑Schreibtisch-Konzepte führen heute zu Leerständen und unnötig hohen Flächenkosten.
Vorteile für Unternehmen
Flächeneffizienz
Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze werden nur dann belegt, wenn sie wirklich gebraucht werden – das reduziert Miet- und Betriebskosten spürbar.
Optimierte Auslastung
Die Auswertung von Buchungsdaten zeigt, welche Bereiche gut genutzt sind und wo Potenziale oder Überkapazitäten bestehen.
Nachhaltigkeit
Weniger Fläche bedeutet weniger Energieverbrauch und mehr Nachhaltigkeit im Gebäudebetrieb.
Vorteile für Mitarbeitende
Flexibilität
Mitarbeitende buchen sich je nach Aufgabe, Team und Tag den passenden Arbeitsplatz oder Raum – im Büro, unterwegs oder aus dem Homeoffice heraus.
Transparenz
Auf einen Blick sehen, wer wann im Büro ist, welche Plätze frei sind und welcher Meetingraum die passende Ausstattung bietet.
Moderne Arbeitsumgebung
Ein zeitgemäßes Buchungssystem stärkt Arbeitgeberattraktivität und unterstützt New-Work-Konzepte.
Funktionen
Was die Lösung konkret kann
Wir kombinieren moderne Desk-Sharing-Software mit durchdachter Medientechnik und Raumplanung.
Buchung von Arbeitsplätzen (Desk Sharing)
Mitarbeitende reservieren Schreibtische direkt ganz einfach per App, Weboberfläche oder im Kalendersystem.
Raumbuchung für Meetingräume
Meetingräume werden mit Ausstattung, Kapazität und Verfügbarkeit angezeigt und mit wenigen Klicks gebucht. Auf Wunsch mit Türdisplays, die aktuelle Belegung zeigen und spontane Buchungen vor Ort ermöglichen.
Parkplatzbuchung
Parkplätze inkl. spezieller Anforderungen wie z.B. E-Lademöglichkeiten, lassen sich in dasselbe System integrieren – alles in einer Plattform.
Digitale Grundrisse & Zonen
Interaktive Etagenpläne zeigen freie Plätze in Echtzeit und ermöglichen die Bildung von Bereichen für Teams oder Abteilungen.
Auswertung & Reporting
Dashboards liefern Kennzahlen zur Auslastung von Flächen, Räumen und Arbeitsplätzen – als Grundlage für Flächenplanung und Entscheidungsprozesse.
Projektablauf
So läuft ein Projekt mit uns ab
Als 360°-Partner begleiten wir Sie von der ersten Idee bis zum laufenden Betrieb Ihrer Konferenzräume.
Schritt 1
Analyse & Beratung
Wir erfassen Ihre aktuelle Flächensituation, Standorte, Arbeitsmodelle und Ziele (z.B. Flächeneinsparung, flexiblere Anwesenheit, mehr Transparenz).
Schritt 2
Konzept & Planung
Auf Basis Ihrer Grundrisse entwickeln wir ein Desk-Sharing- und Raumbuchungskonzept, inkl. Zonen, Arbeitsplatztypen, Buchungsregeln und Integrationsstrategie.
Schritt 3
Umsetzung & Integration
Einrichtung der Software, Import von Nutzerdaten, Anbindung an Ihre Systeme, Konfiguration von Räumen, Plänen und Regeln, Schulung von Key Usern.
Schritt 4
Rollout & Change-Begleitung
Pilotphase, Feedbackschleifen, schrittweiser Rollout, Kommunikations- und Schulungsmaterial für Mitarbeitende.
Schritt 5
Betrieb & Weiterentwicklung
Support, Anpassung an neue Flächenkonzepte, zusätzliche Standorte und Auswertung von Daten zur kontinuierlichen Optimierung.
IT-Fokus
Fokus für IT-Leitung: Integration & Governance
Unsere Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften und entsprechend gängigen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen integrieren.
Kalender-Integration
Integration in Kalendersysteme (z.B. Outlook/Exchange, Microsoft 365) für Buchungen direkt aus dem gewohnten Kalender.
Single Sign-on & Rollen
Single Sign-on und Rollen-/Rechtemodelle zur Steuerung, wer welche Bereiche und Ressourcen buchen kann.
DSGVO-Konformität
DSGVO-konforme Verarbeitung von Buchungsdaten und transparente Einstellungen für Sichtbarkeit und Anonymisierung.
Multi-Standort-Administration
Mandanten- oder standortübergreifende Administration für Unternehmen mit mehreren Standorten.
Gemeinsam mit Ihrer IT definieren wir Standards, Richtlinien und Verantwortlichkeiten für ein steuerbares Desk-Sharing- und Raummanagement.
Referenzen
Referenzen & Einsatzszenarien
Room- und Desk-Sharing-Lösungen eignen sich besonders für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, mehreren Standorten und projektorientierter Zusammenarbeit.
Hauptsitze mit hybriden Teams
Unternehmen, deren Mitarbeitende nicht täglich vor Ort sind und flexible Arbeitsplatzkonzepte benötigen.
Flächenoptimierung
Unternehmen, die Flächen reduzieren und gleichzeitig eine attraktivere Arbeitsumgebung schaffen möchten.
Flächenoptimierung
Unternehmen, die Flächen reduzieren und gleichzeitig eine attraktivere Arbeitsumgebung schaffen möchten.
Auf Wunsch zeigen wir Ihnen konkrete Beispiele aus Kundenprojekten, in denen Flächen eingespart, Transparenz geschaffen und New-Work-Konzepte erfolgreich umgesetzt wurden.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um moderne Konferenzraumtechnik.
Die Kosten hängen von der Anzahl der zu verwaltenden Arbeitsplätze, Räume und Zusatzfunktionen ab. Wir bieten skalierbare Lösungen – vom Pilotprojekt für eine Etage bis zum unternehmensweiten Rollout. Transparente Lizenz- und Hardwarekosten erhalten Sie in unserem individuellen Angebot.
Ja, die nahtlose Integration in Microsoft 365 und Outlook ist ein zentraler Bestandteil unserer Lösung. Raum- und Arbeitsplatzbuchungen werden direkt im Kalender synchronisiert, sodass Mitarbeitende ihre gewohnte Umgebung nutzen können.
Selbstverständlich. Alle Buchungsdaten werden DSGVO-konform verarbeitet. Es werden keine personenbezogenen Bewegungsprofile erstellt. Die Datenhoheit liegt vollständig bei Ihrem Unternehmen.
Ein typisches Pilotprojekt für eine Etage oder einen Standort kann innerhalb von 2–4 Wochen realisiert werden – inklusive Systemkonfiguration, Hardware-Installation und Mitarbeiterschulung. So können Sie die Lösung risikofrei im Alltag testen.
Ja, neben Arbeitsplätzen und Meetingräumen können auch Parkflächen, Schließfächer und weitere Ressourcen über das System gebucht und verwaltet werden. So entsteht eine einheitliche Plattform für alle geteilten Ressourcen im Unternehmen.
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