„Ein großer Bildschirm reicht doch.“
Diesen Satz hören wir in der Medientechnik immer wieder.
Und grundsätzlich stimmt er sogar – wenn der Konferenzraum ausschließlich dafür genutzt wird, eine Präsentation anzuzeigen.
Sobald jedoch hybride Meetings stattfinden, mehrere Personen im Raum sitzen, externe Teilnehmer zugeschaltet werden oder Inhalte gemeinsam bearbeitet werden sollen, sieht die Sache anders aus.
Dann spielen plötzlich Kamera, Mikrofone, Lautsprecher, Raumakustik, Bedienung und die Integration der verwendeten Plattformen eine entscheidende Rolle.
Genau hier entstehen bei der Planung von Konferenzräumen häufig Missverständnisse.
Denn gute Konferenztechnik bedeutet nicht, möglichst viele Geräte in einem Raum zu installieren. Sie bedeutet, Technik so auszuwählen und aufeinander abzustimmen, dass sie zur tatsächlichen Nutzung des Raumes passt.
Wir haben fünf typische Irrtümer zusammengestellt, die uns in der Praxis immer wieder begegnen – und die Unternehmen auf Dauer Zeit, Geld und Nerven kosten können.
Irrtum 1: „Ein großer Bildschirm reicht doch.“
Display an die Wand, Laptop anschließen, fertig ist der moderne Konferenzraum?
Für einen einfachen Präsentationsraum kann das tatsächlich ausreichend sein. Für einen Raum, in dem regelmäßig hybride Meetings stattfinden, meistens nicht.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
Wie groß soll das Display sein?
Sondern:
Was soll in diesem Raum eigentlich passieren?
Nehmen beispielsweise zehn Personen an einer Videokonferenz teil, muss sichergestellt sein, dass die Teilnehmer auf der anderen Seite nicht nur die Personen in der ersten Reihe erkennen.
Gleichzeitig müssen alle Personen im Raum gut verstanden werden können.
Auch die Größe und Positionierung des Displays hängt von Raumgröße, Sitzabständen und den dargestellten Inhalten ab. Bei Präsentationen mit Tabellen oder detaillierten Dokumenten gelten beispielsweise andere Anforderungen als bei einer reinen Videokonferenz.
Deshalb beginnt eine gute Konferenzraumplanung nicht mit der Auswahl eines Displays.
Sie beginnt mit der Nutzung des Raumes.
Irrtum 2: „Unsere Laptop-Kamera und das interne Mikrofon tun es auch.“
Für das Videomeeting am eigenen Schreibtisch? Häufig ja.
Für einen Konferenzraum mit mehreren Personen? Das wird schnell schwierig.
Eine Laptop-Kamera wurde in erster Linie dafür entwickelt, eine Person unmittelbar vor dem Gerät aufzunehmen. Das Gleiche gilt für das integrierte Mikrofon.
Sitzen sechs, acht oder zwölf Personen um einen Konferenztisch, verändern sich die Anforderungen grundlegend.
Plötzlich stellen sich Fragen wie:
▪️ Werden auch Personen am Ende des Tisches gut erfasst?
▪️ Sind alle Teilnehmer verständlich?
▪️ Wie stark nimmt das Mikrofon Raumhall und Nebengeräusche auf?
▪️ Können Remote-Teilnehmer erkennen, wer gerade spricht?
▪️ Fühlen sich zugeschaltete Personen wirklich als Teil des Meetings?
Gerade bei hybriden Meetings entscheidet die Qualität von Bild und insbesondere Ton maßgeblich darüber, wie angenehm Kommunikation funktioniert.
Das Ziel sollte deshalb nicht sein, dass eine Videokonferenz technisch irgendwie möglich ist.
Das Ziel sollte sein, dass niemand darüber nachdenken muss, wo die anderen Teilnehmer sitzen.
Irrtum 3: „Die Medientechnik planen wir, wenn der Raum fertig ist.“
Das kann einer der teuersten Irrtümer bei der Planung eines Konferenzraumes werden.
Der Raum ist fertig.
Die Möbel stehen.
Glasflächen, Beleuchtung und Anschlüsse sind geplant.
Und jetzt soll noch schnell die Konferenztechnik hinein.
Dann stellt sich möglicherweise heraus:
Die benötigten Anschlüsse fehlen.
Die Position des Displays ist ungünstig.
Für bestimmte Komponenten fehlt die Verkabelung.
Die Kamera kann nicht sinnvoll positioniert werden.
Oder der wunderschöne, cleane Raum verfügt über so viele harte Oberflächen, dass die Raumakustik für Videokonferenzen problematisch ist.
Einige dieser Probleme lassen sich nachträglich lösen.
Aber häufig nur mit zusätzlichem Aufwand.
Deshalb sollte Medientechnik möglichst früh Teil der Raumplanung sein.
Dabei geht es nicht darum, die Gestaltung eines Raumes der Technik unterzuordnen. Im Gegenteil: Gute Planung bringt Architektur, Interior Design, IT-Infrastruktur und Medientechnik zusammen.
Ein moderner Konferenzraum sollte schließlich gut aussehen und gut funktionieren.
Irrtum 4: „Wenn es kompliziert ist, muss die IT die Mitarbeiter eben schulen.“
Natürlich können Schulungen sinnvoll sein.
Wenn Mitarbeiter jedoch für ein normales Meeting jedes Mal überlegen müssen, welchen Eingang sie auswählen, welches Kabel benötigt wird oder wie Kamera und Mikrofon aktiviert werden, sollte man nicht zuerst die Nutzer hinterfragen.
Sondern das Bedienkonzept.
Für IT-Abteilungen wird aus komplizierter Konferenztechnik schnell ein dauerhaftes Support-Thema.
„Der Ton funktioniert nicht.“
„Wir bekommen das Bild nicht auf den Bildschirm.“
„Die Kamera wird nicht erkannt.“
Jede einzelne Anfrage mag nur wenige Minuten beanspruchen. Über mehrere Räume, Meetings und Standorte hinweg kann daraus jedoch erheblicher Supportaufwand entstehen.
Deshalb gehört Benutzerfreundlichkeit aus unserer Sicht zu den wichtigsten Kriterien moderner Konferenztechnik.
Ein Mitarbeiter sollte einen Raum betreten und möglichst intuitiv verstehen, was zu tun ist.
Noch wichtiger: Die Bedienlogik sollte sich nicht von Konferenzraum zu Konferenzraum komplett verändern.
Standardisierte Bedienkonzepte können deshalb nicht nur die Nutzererfahrung verbessern, sondern auch die IT entlasten.
Irrtum 5: „Je mehr Technik, desto besser der Konferenzraum.“
Dieser Irrtum hält sich erstaunlich hartnäckig.
Mehr Kameras.
Mehr Mikrofone.
Mehr Displays.
Mehr Funktionen.
Das klingt zunächst nach einem besseren Konferenzraum.
In der Praxis kann zusätzliche Technik jedoch auch zusätzliche Komplexität bedeuten.
Jede Komponente muss geplant, integriert, administriert und im Zweifel gewartet werden.
Deshalb lautet eine der wichtigsten Fragen bei der Planung:
Was benötigen die Nutzer tatsächlich?
Ein kleiner Huddle Room für vier Personen braucht eine andere Ausstattung als ein Boardroom für 20 Personen.
Ein Raum, der überwiegend für interne Microsoft-Teams-Meetings genutzt wird, stellt möglicherweise andere Anforderungen als ein multifunktionaler Besprechungsraum für Kunden, Präsentationen und verschiedene Videokonferenzplattformen.
Gute Medientechnik ist deshalb nicht die Lösung mit den meisten Funktionen.
Es ist die Lösung, bei der Raum, Technik und Nutzung zusammenpassen.
Was diese fünf Irrtümer Unternehmen tatsächlich kosten
Fehlentscheidungen bei Konferenztechnik zeigen sich nicht nur auf der ursprünglichen Rechnung.
Die eigentlichen Kosten entstehen häufig später.
Zum Beispiel durch Meetings, die regelmäßig fünf oder zehn Minuten verspätet starten.
Oder durch Mitarbeiter, die immer wieder die IT um Unterstützung bitten müssen.
Nehmen wir ein einfaches Rechenbeispiel:
Acht Mitarbeiter sitzen in einem Meeting.
Die ersten zehn Minuten werden benötigt, um Probleme mit Bild, Ton oder Verbindung zu lösen.
Damit sind bereits 80 Minuten Arbeitszeit verloren, bevor das eigentliche Meeting begonnen hat.
Passiert das regelmäßig und in mehreren Konferenzräumen, summieren sich vermeintlich kleine Verzögerungen schnell.
Hinzu kommen schwerer messbare Faktoren:
▪️ Frustration bei Mitarbeitern
▪️ zusätzliche Belastung der IT
▪️ unprofessionelle Situationen in Kundenterminen
▪️ schlechtere Einbindung von Remote-Teilnehmern
▪️ nachträgliche Investitionen und Umbauten
Die Anschaffungskosten sind deshalb nur ein Teil der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
Für Geschäftsführer und IT-Verantwortliche lohnt sich der Blick auf die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer.
Wie sieht gute Konferenztechnik stattdessen aus?
Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht.
Und genau das ist der Punkt.
Bevor wir über konkrete Produkte sprechen, sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:
▪️ Wie groß ist der Raum?
▪️ Wie viele Personen nutzen ihn typischerweise?
▪️ Welche Meetingplattformen werden eingesetzt?
▪️ Wie häufig finden hybride Meetings statt?
▪️ Werden hauptsächlich Videokonferenzen oder auch Präsentationen durchgeführt?
▪️ Bringen Nutzer eigene Geräte mit?
▪️ Welche Anforderungen stellt die bestehende IT-Infrastruktur?
▪️ Wie ist die Raumakustik?
▪️ Soll die Bedienung über mehrere Räume hinweg standardisiert werden?
Erst aus diesen Antworten ergibt sich ein sinnvolles technisches Konzept.
Manchmal ist die beste Lösung überraschend schlank.
In anderen Räumen braucht es eine umfangreichere Installation.
Entscheidend ist nicht die Menge der Technik, sondern ob sie den Arbeitsalltag einfacher macht.
Der beste Konferenzraum ist der, über den niemand spricht
Klingt zunächst nach einem merkwürdigen Ziel für einen Medientechnik-Spezialisten.
Aber genau das verstehen wir unter guter Konferenztechnik.
Niemand sollte nach einem Meeting sagen:
„Was für ein beeindruckendes Mikrofon.“
Viel besser wäre:
„Das Meeting hat einfach funktioniert.“
Denn am Ende soll Medientechnik nicht im Mittelpunkt stehen.
Sie soll dafür sorgen, dass Menschen miteinander arbeiten können – unabhängig davon, ob sie gemeinsam an einem Tisch sitzen, im Homeoffice arbeiten oder von einem anderen Standort zugeschaltet sind.
Ist Ihre Konferenztechnik noch die richtige?
Vielleicht funktioniert Ihre aktuelle Technik grundsätzlich.
Aber funktioniert sie auch einfach, zuverlässig und passend zu Ihrer heutigen Arbeitsweise?
Gerade durch hybride Arbeitsmodelle haben sich die Anforderungen an Konferenzräume in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Deshalb kann es sinnvoll sein, bestehende Räume regelmäßig neu zu bewerten.
Dabei muss keineswegs automatisch alles ausgetauscht werden.
Manchmal reichen gezielte Anpassungen. In anderen Fällen kann eine Modernisierung langfristig Supportaufwand reduzieren und die Nutzererfahrung deutlich verbessern.
Sie möchten wissen, wie gut Ihre bestehenden Konferenzräume aufgestellt sind?
Wir schauen uns Ihre Medientechnik gerne gemeinsam mit Ihnen an und geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung, welche Komponenten weiterhin sinnvoll sind und wo Optimierungspotenzial besteht.
Oder Sie möchten zunächst selbst eine erste Orientierung erhalten?
Mit unserem Medientechnikplaner können Sie in wenigen Schritten einen passenden Konferenzraum konfigurieren und erhalten einen ersten transparenten Kostenrahmen. Jetzt Medientechnikplaner ausprobieren: hier